Tak Semuanya Bisa Ditagih: Pahami Kategori Tugas Advokat agar Lebih Produktif
Waktu adalah aset berharga bagi advokat. Namun, tidak semua waktu kerja memiliki nilai yang sama di mata klien atau dalam laporan keuangan firma hukum. Oleh sebab itu, penting untuk memahami dan mengelola kategori tugas advokat dengan tepat. Salah satu cara paling mendasar adalah dengan membedakan billable dan non-billable task. Pemahaman yang baik tentang hal ini akan berdampak besar, baik pada produktivitas individu, maupun keuntungan dan efisiensi kantor hukum secara keseluruhan.
Kategori Tugas Advokat
Kategori tugas advokat mengklasifikasi aktivitas kerja sehari-hari yang dilakukan oleh advokat dalam menjalankan praktik hukumnya. Walaupun semua tugas penting, tidak semuanya memiliki nilai ekonomi yang sama. Klasifikasi ini membantu advokat dalam memetakan beban kerja, menentukan prioritas, dan menyusun sistem kerja di kantor hukum.
Pada umumnya, tugas-tugas ini dibagi menjadi billable dan non-billable task. Billable task adalah tugas yang bisa ditagihkan kepada klien, sedangkan non-billable task adalah tugas internal atau pendukung yang tidak bisa ditagih. Memilah kategori ini secara tepat membantu advokat dalam menentukan prioritas, mengalokasikan waktu, dan mengevaluasi produktivitas secara objektif.
Billable Task: Tugas yang Bisa Ditagihkan
Billable task adalah setiap aktivitas yang secara langsung terkait dengan penanganan suatu perkara atau urusan klien, diatur dalam engagement letter atau retainer agreement, dan boleh dibebankan kepada klien menurut hukum positif, kode etik advokat, serta kebiasaan industri. Dalam hal ini, semua aktivitas yang berkaitan dengan pelayanan hukum kepada klien secara langsung dan bisa dicatat sebagai jam kerja untuk penagihan atau yang biasa disebut sebagai billable hours.
Layanan yang dikategorikan sebagai billable task, diantaranya:
- Riset dan analisis hukum khusus perkara. Misalnya, menelusuri yurisprudensi, peraturan, dan membuat memo riset.
- Drafting dan reviewing dokumen, seperti kontrak dan gugatan.
- Penyelesaian sengketa (litigasi dan ADR). Hal ini mencakup persidangan, mediasi, arbitrase, dan negosiasi penyelesaian.
- Pertemuan dan komunikasi dengan klien, baik secara tatap muka, panggilan telepon, atau email.
- Perjalanan dinas terkait perkara, seperti sidang di luar kota, inspeksi lokasi, atau bertemu saksi.
- E-Discovery terkait perkara.
- Manajemen proyek perkara, seperti quality control dokumen klien.
Setiap menit yang dihabiskan untuk tugas-tugas ini idealnya tercatat dan bisa ditagihkan, tetapi tergantung kesepakatan fee dengan klien. Sebaliknya, segala waktu yang tidak dihabiskan untuk tugas-tugas tersebut digolongkan ke dalam kategori non-billable, meskipun dikerjakan oleh advokat.
Non-Billable Task: Tugas Pendukung yang Tidak Bisa Ditagihkan
Non-billable task adalah tugas-tugas yang penting, tetapi tidak bisa secara langsung ditagihkan kepada klien. Bahkan, aktivitas ini umumnya tidak boleh ditagihkan kepada klien karena tidak menghasilkan nilai perkara secara langsung. Oleh sebab itu, memetakan non-billable task penting agar kantor hukum dapat memotong waktu proses administrasi, memperkirakan utilisasi associate, dan menetapkan tarif kompetitif.
Tugas yang dikategorikan sebagai non-billable task, diantaranya:
- Administrasi dan operasional kantor. Misalnya, menyusun laporan atau pekerjaan-pekerjaan administrasi, baik internal maupun yang berhubungan dengan klien.
- Business development dan pemasaran, seperti pengajuan proposal, membuat artikel, atau seminar publik.
- Knowledge management dan drafting precedent, seperti membuat template kontrak untuk bank dokumen internal.
- Continuing Legal Education (CLE) dan pelatihan internal untuk pengembangan profesional. Misalnya, PKPA, seminar CPD, sertifikasi mediator/kurator, dan pelatihan legal tech.
- Rapat internal dan manajemen tim.
- Human capital dan mentoring. Misalnya, orientasi dan coaching karyawan, serta rekrutmen dan wawancara karyawan baru.
- IT dan manajemen risiko, seperti penanganan insiden keamanan siber dan pembaruan Document Management System.
- Probono dan tanggung jawab sosial, seperti bantuan hukum gratis, penyuluhan masyarakat, dan advokasi kebijakan.
- Kepengurusan organisasi profesi dan kegiatan komunitas.
Waktu untuk mengerjakan non-billable task sering kali membengkak. Hal ini disebab oleh kebiasaan terlambat mencatat waktu, advokat lupa memisahkan aktivitas untuk klien dengan aktivitas internal, dan kurangnya SOP delegasi tugas karena tak ada staf administrasi atau tidak menggunakan legal tech.
Kategori tugas non-billable ini tidak bisa dihapus total karena kantor hukum perlu administrasi, marketing, dan pengembangan profesional. Namun, disiplin pencatatan, alur kerja terstandar, dan pemanfaatan teknologi dapat menahan porsi non-billable task. Dengan begitu, profitabilitas kantor hukum terjaga dan advokat dapat mengalokasikan waktu pada pekerjaan yang benar-benar bernilai bagi klien secara maksimal.
Perbedaan Billable Task dan Non-Billable Task
Panduan Klasifikasi Tugas Harian
Untuk memaksimalkan produktivitas, setiap advokat dan tim hukum untuk mengklasifikasikan tugas harian secara disiplin.
- Tentukan siapa yang membayar dan mendapatkan manfaat. Jika itu adalah klien, maka termasuk billable.
- Tentukan apakah tugas itu bersifat core, support, atau strategic. Hal ini ditentukan oleh fungsi tugas bagi klien saat ini dan pertumbuhan kantor hukum kemudian hari.
- Gunakan alat bantu teknologi seperti sistem manajemen hukum digital untuk mencatat dan memantau kategori pekerjaan secara real-time.
Pentingnya Memilah Kategori Tugas Advokat
- Membantu menentukan prioritas kerja, sehingga advokat bisa fokus pada aktivitas yang memberi kontribusi langsung pada pendapatan.
- Meningkatkan transparansi pada klien. Dalam hal ini, klien merasa percaya ketika mengetahui bahwa kantor hukum hanya menagihkan pekerjaan yang bernilai.
- Menghindari waktu terbuang sia-sia karena jika tidak dikontrol, banyak waktu yang akan terbuang untuk non-billable task, seperti tugas-tugas administratif.
- Meningkatkan produktivitas tim hukum karena setiap anggota tim mengetahui apa yang harus dikerjakan dan mana yang bisa diotomatisasi.
Cara Mengonversi Non-Billable Task Menjadi Nilai bagi Klien
Walaupun non-billable task tidak bisa langsung ditagih, bukan berarti kategori tugas advokat ini tidak memiliki nilai. Non-billable task dapat dijadikan nilai nyata bagi klien dan juga sebagai investasi layanan hukum. Hal ini bukan sekadar memindahkan biaya, tetapi memikirkan kembali bagaimana aktivitas internal kantor hukum dapat diolah menjadi produk, layanan, atau pengalaman yang manfaatnya dirasakan langsung oleh klien.
Berikut cara mengonversi non-billable task menjadi nilai bagi klien:
- Otomatisasi tugas administratif dengan menggunakan sistem digital manajemen hukum untuk mengurangi waktu pekerjaan administratif.
- Dokumentasi standar dengan membangun template kontrak dan sistem kerja, sehingga dapat mempercepat pengerjaan dokumen di masa depan.
- Pelatihan dan evaluasi internal untuk membentuk tim yang efisien, sehingga dapat mempercepat layanan kepada klien.
- Membangun branding kantor hukum melalui konten atau artikel hukum yang informatif.
Solusi: Otomatisasi dan Sistem Digital Manajemen Hukum
Salah satu cara efektif untuk mengelola kategori tugas advokat adalah dengan menggunakan legal tech. Sistem digital manajemen hukum seperti Legal Plus memiliki fitur untuk:
- Pencatatan waktu kerja dan billing secara otomatis
- Manajemen dokumen dan pengarsipan digital
- Kalender untuk penjadwalan pertemuan, sidang, dan tenggat waktu
- Distribusi tugas yang jelas dan terdokumentasi
Dengan solusi ini, advokat dan tim hukum dapat bekerja secara maksimal dan efisien, baik dalam tugas billable maupun non-billable.
Kategori Tugas Advokat Menentukan Kinerja Firma Hukum
Pada akhirnya, pengelompokkan kategori tugas advokat bukan sekadar efisiensi waktu. Namun, kategori ini merupakan strategi manajemen yang menentukan keberhasilan kantor hukum dalam jangka panjang.
Kantor hukum yang mampu mengidentifikasi dan mengoptimalkan kategori tugas advokat akan:
- Efisien dalam operasional
- Meningkatkan akurasi pelaporan dan tagihan ke klien
- Meningkatkan keuntungan
- Mengembangkan sistem kerja yang efisien dan berkelanjutan
- Meningkatkan kepuasan dan loyalitas klien
Advokat yang sukses adalah advokat yang tidak hanya pandai dalam hukum, tetapi juga dalam mengelola tugas mereka.
Briefly to Conclude:
- Teknologi bagi Advokat: Tech Law, Legal Tech, dan Law Tech. Apa Perbedaannya?
- Advokat Masa Kini: Peran Pengacara di Tengah Transformasi Digital
- Otomatisasi Alur Kerja Hukum untuk Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas
- Legal Tech sebagai Solusi Manajemen Hukum Berbasis Digital
- Legal Tech di Indonesia: Tren, Manfaat, Tantangan, dan Peluang di Masa Depan
- Prinsip Time Blocking bagi Pengacara: Kunci Produktivitas dan Layanan Hukum Berkualitas
English 
Indonesian